2013: One page reporting

W dniach 21-22 listopada 2013 roku odbyło się spotkanie Wrocławskiego Koła Praktyków Controllingu. Spotkaliśmy się w zacisznym miejscu w Górach Izerskich, by wspólnie pod przewodnictwem dr Herwiga Friedaga dyskutować nad jednym z naszych podstawowych zadań – raportowaniem. Jak stworzyć prosty i przejrzysty raport, który pozwoli managementowi możliwie szybko podjąć właściwe decyzje? Zadanie to wcale nie jest łatwe. Mamy dziś dostęp do wielu informacji, pracujemy na dużych bazach danych, ale dane to jeszcze nie informacja! Zadaniem Controllera jest dokonać analizy dostępnych danych i wraz z propozycją rozwiązań zaprezentować je szczeblom decyzyjnym.

My dokonaliśmy analizy naszej codziennej pracy. Ile raportów dziennych/tygodniowych/miesięcznych tworzymy? Czy są one zaadresowane do właściwych odbiorców? Czy przedstawiają istotne informacje? Czy zastanawialiśmy się kiedyś nad tym, ile kosztuje nas „wyprodukowanie” jednego raportu?

Definiując zawartość raportu często zapominamy o możliwościach ludzkiej percepcji. George A. Miller udowodnił, że w pamięci krótkotrwałej jesteśmy w stanie przechowywać nie więcej niż 7 informacji jednocześnie! Czy jest zatem sens tworzyć rozbudowane raporty i oczekiwać rzetelnej oceny sytuacji w krótkim czasie? One page reporting to odpowiedź na nasze pytania i wyzwania.

Pracując w grupach próbowaliśmy zdefiniować 7 kluczowych wskaźników dla szefa działu sprzedaży w dowolnie wybranym przedsiębiorstwie. Ważne, aby wskaźniki te były jednoznacznie przypisane do zakresu odpowiedzialności zdefiniowanej dla odbiorcy raportu oraz do celów, jakie zostały przed nim postawione. Muszą one mierzyć stopień realizacji celu lub określać drogę do jego realizacji.

Skondensowany raport musi zawierać nie tylko informacje w odniesieniu do naszych działań operacyjnych ale również do naszych celów strategicznych. Jako controllerzy w raporcie takim powinniśmy opisać problemy, jakie napotykamy w realizacji celów oraz nasze rekomendacje co do dalszych działań w celu ich osiągnięcia.

Praca w grupach zapoczątkowała wiele dyskusji. Myślę, że rozstaliśmy się zabierając ze sobą zadania na kolejne tygodnie: dokonać głębokiej analizy naszych raportów i zapoczątkować zmianę w spojrzeniu na sposób raportowania w naszych firmach. A zatem do dzieła!