2008: Rola i zadania controllera

W dniach 17-18 kwietnia odbyło się kolejne spotkanie gdańskiego Koła Praktyków Controllingu. Temat dotyczący roli i zadań controllera został przygotowany i przedstawiony przez znanego eksperta w dziedzinie controllingu dr Stefana Olecha z Akademii Controllingu ODiTK w Gdańsku .

W pierwszym dniu nakreślony został przewodni obraz controllera oraz związane z nim priorytetowe zadania:

• Troszczenie się o przejrzystość wyników, finansów, procesów oraz strategii,
• Koordynowanie planów i celów,
• Organizowanie zorientowanej na przyszłość sprawozdawczości,
• Sterowanie procesem controllingu umożliwiające na wszystkich szczeblach zarządzania podejmowanie decyzji zorientowanych na cele,
• Kształtowanie i rozwój systemu controllingu

Następnie prowadzący omówił kierunki rozwoju controllingu od początkowego planowania operatywnego oraz skupiania się na tworzeniu możliwości do trwania przedsiębiorstwa i na zysku do myślenia globalnego, planowania strategicznego zorientowanego na cele oraz skupianiu się na ekonomicznej wartości dodanej.
Omówiona została waga umiejscowienia controllera w strukturze organizacji, ze względu na jej duży wpływ na spełnianą przez niego rolę. I tak jeżeli bezpośrednim przełożonym jest Zarząd, to pełni on rolę Innowatora i jest zorientowany na zarządzanie. W przypadku podporządkowania Szefowi produkcji /sprzedaży/marketingu/finansów controller jest zorientowanym na działanie Nawigatorem. Podlegając Głównemu księgowemu pełni rolę Rejestratora zorientowanego na rachunkowość . Umiejscowienie w strukturze nie jest oczywiście jedynym czynnikiem. Duże znaczenia ma również świadomość bezpośredniego przełożonego, która ma swoje odzwierciedlenie w stawianych controllerowi zadaniach oraz przyznanych uprawnieniach. Uczestnicy przedstawili swoje doświadczenia w tym zakresie, które w pełni potwierdzają omówione powyżej zależności.

W pierwszym dniu przedstawione zostały również najważniejsze umiejętności controllera[1]:

• Integracja - rozpoznawanie, gdzie i dlaczego powstają konflikty i dążenie do rozwiązania ich
• Ukierunkowywanie różnych konkurujących interesów na jeden cel - Definiowanie reguł postępowania - Odwiedzanie współpracowników/kolegów,
• Myślenie kombinacyjne - Przejmowanie/przetwarzanie informacji/sposobów myślenia z innych dziedzin - Zestawianie dostępnych danych w inny/nowy sposób - Tworzenie alternatyw,
• Podejmowanie decyzji - Poszukiwanie/wykorzystywanie wszystkich dostępnych informacji
• Tworzenie i ocena alternatyw - Unikanie spychania decyzji na innych - Podejmowanie skalkulowanego ryzyka - Rozważanie skutków decyzji,
• Kierowanie - Poszukiwanie/organizowanie ról kierowniczych i eksperckich - Przejmowanie inicjatywy w dziedzinie koordynacji/strukturalizacji stosunków międzyludzkich
• Podejmowanie prób wpływania na poglądy i postępowanie innych - Ukierunkowywanie swoich interesów raczej na wyniki pracy niż na proces pracy,
• Realizacja - Nie tracenie celu z oczu/nawiązywanie do celu - Realizowanie swojego punktu widzenia, także gdy występuje opór innych - Unikanie dróg okrężnych - Nie unikanie sytuacji konkurencyjnych,
• Zaufanie do siebie - Nie poddawanie się także w wypadku doznania porażki - Zdawanie się na fakty, a nie wpływ innych osobowości - Poleganie na sobie,
• Przekonanie
• Przejmowanie idei, celów; propozycji metodycznych przez innych pracowników oraz akceptacja przez nich jego kierowniczej roli.

Drugi dzień upłynął nam na ćwiczeniach, których celem było:

• Określenie istotnych dla pracy controllera zmiennych kultury,
• Identyfikacja ważnych dla ćwiczących osób (funkcji) i „klientów kluczowych",
• Oszacowanie przyszłego prawdopodobieństwa zależnego od zmian zachodzących w otoczeniu przedsiębiorstwa,czy zmiany te wpłyną na podstawową klientelę, zmieniających się oczekiwanych zachowań aktualnych i potencjalnych klientów kluczowych, zmiany istotnych dla pracy controllera zmiennych dotyczących klientów, następstw tych zmian dla obszaru naszych zadań,
• Wyprowadzenie z powyższego wymaganych od controllerów w przyszłości kwalifikacji,
• Zdefiniowanie w następstwie tego od nowa swojego całościowego kontekstu pracy zorientowanego na działania.

Odbycie kursu:

• Rozszerza zrozumienie dla powiązań społecznych, w które wbudowane jest stanowisko uczestnika,
• Umożliwia wyszukanie, czego oczekują od nas i naszej pracy inne osoby lub stanowiska w organizacji oraz kim są najważniejsze osoby i „kluczowi klienci",
• Pomaga w głębszym zrozumieniu organizacji i jej dynamiki,
• Daje zdolność do analizowania procesu zmian, któremu poddawana jest dana organizacja, szczególne oddziaływania zmian na obszar pracy uczestnika i jego klientów kluczowych.

Kurs składał się z następujących etapów:

1. Analiza stanowiska obecnego - opisywaliśmy zadania funkcje i formalną podległość obecnie zajmowanego stanowiska,
2. Aktualny profil wymagań - tu należało przybliżyć jak uprawiany jest controlling i jak zarządzany jest proces controllingu,
3. Zmienne kultury - na które składają się relacje z innymi i właściwy dla firmy indywidualny kontekst, który określa jak controller może lub musi pracować,
4. Analiza obecnych klientów - analizie podlega sieć klientów,
5. Poprawienie status quo - w tym ćwiczeniu analizowaliśmy sieć aktualnych powiązań, aby sformułować hipotezy, wygenerować rozwiązania oraz wyciągnąć konsekwencje dla przyszłego ukształtowania zadań i stosunków pracy,
6. Analiza zmian otoczenia - badanie otoczenia prowadzi do uwidocznienia zmian, które oddziałują na kulturę przedsiębiorstwa, a w następstwie na analizowane stanowisko controllera i na jego rolę,
7. Quo vadis controller - analiza trendów i scenariuszy do obrazu zawodu controllera,
8. Reperkusje - następstwa zmian zidentyfikowanych w kroku szóstym,
9. Nowe zdefiniowanie stanowiska - po zbadaniu jak zmieni się analizowane stanowisko, jeżeli zmieni się otoczenie i oczekiwane zachowania osób/funkcji dla niego istotnych należało je na nowo zdefiniować.

W każdym z etapów kilku uczestników referowało przygotowane odpowiedzi. Dyskutowaliśmy o powodach różnic w metodach i narzędziach wybieranych przez reprezentowane na spotkaniu firmy.
Przeprowadzone ćwiczenia pomagają w stawianiu kluczowych pytań, między innymi o nowe lub dodatkowe zdolności, wartości oraz sposoby postępowania będzie wymagać stanowisko controllera.
W wyniku ćwiczeń do dalszego rozwoju wyłonione zostały następujące wartości, kompetencje i umiejętności:

• Pełnego zaangażowanie na rzecz przedsiębiorstwa i jego celów,
• Potrzeba realizowania zadań wspólnie z innymi i przy ich pomocy,
• Szybkiego wyszukiwania istotnych informacji przy problemach kompleksowych,
• Szybkiego uczenia się z doświadczeń,
• Szerokiego widzenia problemów i rozpoznawania złożoności sytuacji,
• Stawiania czoła konfliktom i rozwiązywania ich, a nie unikania i zatajania ich,
• Nie zrażania się niepowodzeniami

Na zakończenie uczestnicy dokonali wizualizacji swoich opinii o odbytym szkoleniu.

Nie tylko czas przeznaczony na szkolenie upłynął nam bardzo ciekawie. Wieczorem udaliśmy się do zamku, który zwiedziliśmy w towarzystwie zaprzyjaźnionego krzyżackiego rycerza. Mieliśmy okazję zobaczyć jak wygląda zamek nocą, kiedy nie ma turystów i słychać tylko średniowieczne pieśni.