2012: Modern budgeting

9 listopada 2012 roku odbyło się kolejne spotkanie poznańskiego Koła Praktyków Controllingu. Wśród uczestników znaleźli się controllerzy m.in. z takich firm jak: Hansgrohe, Volkswagen Poznań, BRE Bank, EL-Service, Stadtwerke Leipzig, Werner Kenkel, Kreisel, Magna Automotive Polska, Business Discovery, z Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu oraz z magazynów Controlling i Harvard Business Review Polska.

Tematem warsztatów był Modern Budgeting - nowoczesne budżetowanie jako sposób na rosnącą dynamikę zmian w gospodarce. Prowadzenia warsztatów podjął się dr Walter Schmidt z Berlina - członek zarządu Międzynarodowego Stowarzyszenia Controllerów, praktyk z wieloletnim doświadczeniem z zakresu koncepcji BSC, wraz z dr Herwigiem Friedagiem nazywany „Ojcem europejskiej metody BSC”, autor wielu publikacji w dziedzinie controllingu oraz zarządzania strategicznego.

Na warsztatach poruszone zostały tematy:

1) Nowoczesnego budżetowania jako sposobu na rosnącą dynamikę zmian w gospodarce;

2) Różnic pomiędzy nowoczesnym budżetowaniem a tradycyjnym spojrzeniem na prognozowanie kosztów;

3) Wyzwań dla controllerów, czyli tworzenia optymalnych relacji kosztów i korzyści rozwijanych dla przedsiębiorstwa;

4) Zwiększenia umiejętności w zakresie planowania strategicznego i planowania operacyjnego.

Warsztaty rozpoczęły się od rozmowy na temat budżetowania jako głównego instrumentu controllingu. Jak określić cele budżetowe? Co zrobić aby były realne? W jaki sposób przejść od celów do budżetu? Jakie założenia powinny posiadać dobrze budżety? Jak być pewnym, że budżety są spójne z celami? - Na te pytania szukała odpowiedzi cała grupa próbując odnieść się do przykładów z własnej firmy.

Dr Schmidt kontynuował prezentację omawiając klasyczne podejście do budżetowania. Jak przystało na prawdziwe warsztaty, uczestnicy mieli wykonywać zadania w grupach. Pierwszym z nich było podanie największego wyzwania dla budżetowania, z którym przyszło im się mierzyć podczas swojej dotychczasowej pracy. Każdy controller miał inne doświadczenia. Po omówieniu wyzwań oraz procesu związanego z klasycznym budżetowaniem, grupy zostały przemieszane i podzielone na dwa obozy. Pierwszy miał znaleźć argumenty przemawiające za potrzebą budżetowania w firmie, drugi przeciwko. Efektem tego ćwiczenia była jednogłośna decyzja: Budżetowanie jest potrzebne. Każdy uczestnik stwierdził, że bez budżetowania duża firma nie może istnieć.

Po ćwiczeniu dr Schmidt przeszedł do głównego tematu spotkania, jakim było nowoczesne budżetowanie. W bardzo praktyczny sposób przedstawił 6 zasad, którymi trzeba się kierować podczas tworzenia budżetów. Pierwszą z nich jest Simple – oznacza uproszczanie procedur, zdyscyplinowane podczas procesu budżetowanie, ograniczenie zbędnych detali oraz używanie odpowiednich instrumentów. Flexible – odnosząca się do tworzenia scenariuszy, ciągłych przewidywań oraz rocznej sprawdzalności budżetów. Intergrate – połączenie planowania strategicznego i operacyjnego, obserwacja, identyfikowanie sygnałów i ostrzeżeń, wsparcie systemami IT. Represent Organization – Połączenie przepływów pieniężnych poziomych i pionowych. Represent Value Creating – Przedstawienie modelu biznesowego, skupienie się na oczekiwaniach, określanie relatywnych celów. Ostania zasada Clear Intentions – niezbędna przy opisywaniu budżetów, pokazywania zamierzeń, które mają być osiągnięte.

Kolejnym kamieniem milowym w warsztatach było zwrócenie uwagi na to, że bycie najlepszym fachowcem często nie wystarcza do odniesienia sukcesu. Controllerzy muszą być częścią społeczności jaką jest firma, znać pracowników, umieć rozmawiać z nimi oraz żyć w zgodzie z wartościami, jakie reprezentuje firma.