2013: Modern budgeting

W dniach 12-13 września 2013 roku w Poniatowej w Hotelu Montis odbyło się XVI spotkanie członków i sympatyków Lubelskiego Koła Praktyków Controllingu.

Tematem przewodnim był Modern Budgeting, w który wprowadził nas dr Walter Schmidt – Członek Zarządu Międzynarodowego Stowarzyszenia Controllerów (ICV), posiadający wieloletnie doświadczenie z zakresu BSC.

Na początku, już tradycyjnie, każdy z uczestników spotkania powiedział kilka zdań o sobie między innymi o tym co się zmieniło od poprzedniego spotkania, o swoich zainteresowaniach i pasjach.

Z uwagi, że główny temat wydawał się obszerny po krótkim wstępie dr Walter Schmidt przystąpił do przybliżenia nam istoty tradycyjnego podejścia do budżetowania.

Pierwszym naszym zadaniem było przedstawienie problemu z jakim każdy z nas się zetknął w procesie budżetowania. Mówiliśmy o zbyt dużej szczegółowości budżetów, trudnych do osiągnięcia celach, zbyt szybko zmieniających się założeniach, braku powiązań planów marketingowych ze sprzedażą, złym przepływie informacji, presji czasu, braku zaangażowania ze strony poszczególnych menadżerów, braku konsekwencji a zarazem braku odpowiedzialności za swoje obszary itp.

Określając sobie cel, musi on mieć sens dla nas samych ale i dla innych. Cel powinien być mierzalny, spójny, zrozumiały, osiągalny, powinna być wskazana osoba odpowiedzialna za jego osiągnięcie, bo tylko wówczas ma sens.

Po części wprowadzającej do budżetowania przedstawiciele firmy SAS Institute Polska zaprezentowali nam nowoczesne technologie wspierające controllerów w stylu modern. Różnorodne narzędzia dostosowane do potrzeb konkretnej firmy mogą między innymi stworzyć spójną bazę danych porządkując informacje finansowe, ilościowe i jakościowe; usprawnić proces konsolidacji; zintegrować procesy raportowania; ułatwić i przyspieszyć dostęp do informacji; rozliczać koszty działań.

Czas to pojęcie względne, jeżeli dobrze zostanie zorganizowany można dużo osiągnąć, doświadczyć i przeżyć. W dalszej części wieczoru koncert piosenki francuskiej w wykonaniu Diany Świder z zespołem był właśnie takim niezapomnianym przeżyciem. Na własnej skórze doświadczyliśmy jak to jest skutecznie komunikować się bez użycia słów – kalambury pojęć ekonomicznych dały naszej przeponie szanse na to by dobrze popracowała. Tym razem rywalizacja w grupach okazała się nie tyle zaciekła co przyjemna. Co do osiągnięć to myślę, że te przyjdą wraz ze wdrażaniem tego, czego się nowego nauczyliśmy podczas warsztatów Modern Budgeting.

Drugiego dnia dr Schmidt przeszedł do głównego tematu spotkania, jakim było nowoczesne budżetowanie. Teoretyczne wykłady przeplatane były ćwiczeniami w grupach, prezentowaniem wniosków grup na forum i dyskusją. Z większością wniosków controllerzy zgadzali się, ale byliśmy też uczestnikami bardzo żywiołowych dyskusji.

Istotną budżetowania powinno być przygotowanie do przyszłości, a nie przewidywanie jej. Jednym z zadań drugiego dnia szkolenia było zastanowienie się nad kierunkami zmian w przypadku, gdy nie zmierzamy do osiągnięcia założonych celów.

Nie działamy tylko na liczbach, współpracujemy z ludźmi, a oni powinni znać sens działań, będą wówczas identyfikować się z celami i planami. Budżet powinien być prosty, elastyczny, zintegrowany i spójny. Szczegóły powodują rozmycie istoty rzeczy. Zawiłe procedury również nie sprzyjają zrozumieniu procesu budżetowania. Silna dyscyplina w procesie budżetowania jak również odpowiednie narzędzia to droga we właściwym kierunku do nowoczesnego budżetowania. Zmiany wymuszają na nas elastyczność działań, powinniśmy być na nie przygotowani – mając odpowiednie scenariusze: otoczenia biznesowego, modelu biznesowego, wyjść awaryjnych. Jeżeli nie wiesz ile kosztuje strategia to nie możesz mówić, że masz strategię. Jasne przekazanie intencji tworzenia budżetu to kolejna zasada, której controller powinien przestrzegać aby móc mówić o nowoczesnym budżetowaniu. Te i wiele innych treści przekazał nam dr Walter Schmidt w ciągu niespełna dwóch dni.

Praca we wskazanych przez prowadzącego grupach pozwoliła nam również na wymianę doświadczeń - jak dany problem jest widziany i rozwiązywany w naszych firmach.

Sprawnym tłumaczeniem z języka niemieckiego zajął się Mirek Wojtaszko, wspierany drugiego dnia przez innych uczestników w momencie przejścia przez dr Schmidta na język angielski.

Zaopatrzeni w pendrive z materiałami prezentacyjnymi dr Waltera Schmidta w języku niemieckim i angielskim oraz doświadczeniami zdobytymi na warsztatach spróbujemy przekonać uczestników procesu budżetowania w naszych firmach do nowoczesnego, efektywnego budżetowania.

Po podsumowaniu spotkania ustalono, że następne odbędzie się wiosną 2014 r. w Piotrawinie, temat spotkania do ustalenia. Lider Koła Praktyków Controllingu Lublin Paweł Rafalski zaproponował, aby propozycje przesyłać e-mailem. Do czego gorąco zachęcam.