2011: Budżet projektów

W dniach 7-8 kwietnia, w malowniczym Nałęczowie, o którym B.Prus pisał: „Nałęczów jest to urocza dolinka, zasypana willami i ogrodami, otoczona wzgórzami i lasami” – „Chyba już piętnaste wakacje przepędzam w Nałęczowie i jeszcze nie mam go dosyć, czego nie mógłbym powiedzieć o innych letnich miejscowościach”, odbyło się XI Spotkanie Koła Praktyków Controllingu Lublin. Miejscem spotkania był Hotel „Przepióreczka”. Natomiast wieczór, tzw. spotkanie integracyjne spędziliśmy na kręglach. Temat wiodący brzmiał ”Budżet projektów” i został przygotowany przez:
Danutę Koniak (Kontrolera Finansowego z Herbapol Lublin S.A),
Konrada Iwaniaka (Dyrektora Kontrolingu Dystrybucji w Emperia Holding S.A.)
oraz Mirosława Wojtaszko (Kierownika Controllingu w Instal S.A.).

Pierwszy dzień spotkania rozpoczął się od prezentacji Międzynarodowego Stowarzyszenia Controllerów, jego idei, rozwoju oraz strategii w Polsce, przedstawionej przez lidera lubelskiego koła Pawła Rafalskiego. Paweł omówił również, co nowego działo się w ICV od ostatniego spotkania koła oraz zaprosił wszystkich na zbliżający się majowy kongres ICV w Poznaniu.

Kolejnym punktem spotkania była prezentacja tematu wiodącego. Danuta Koniak zaprezentowała tematykę ogólną dotyczącą projektów i ich budżetowania. Zapoznała uczestników z podstawowymi definicjami projektów, rodzajami i fazami projektów oraz wprowadziła do tematyki tworzenia budżetu projektu, określania jego zasobów, kosztów i czasu trwania projektu.

Następnego dnia Konrad Iwaniak przeszedł do sedna spotkania, prezentacji tematu wiodącego, czyli ”Budżetu projektów”. Zaprezentował tematykę przygotowania budżetów i harmonogramów projektów
w różnych warunkach firmowych, w której przed przystąpieniem do opracowania projektu istotną rolę stanowi zadanie sobie szeregu pytań:

• Jaki jest cel oraz kryterium realizacji/powodzenia projektu?
• Jak go zrealizować, jakie działania należy wykonać?
• Jak ustalić harmonogram realizowanych działań?
• Jak długo będzie trwał?
• Czy mamy wystarczające zasoby do realizacji projektu?
• Ile to będzie kosztować?
• Jak zapewnić duże prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu?

Podkreślił, że bardzo ważne na wstępie jest określenie:

• przedmiotu projektu (jednoznaczne określenie, co ma być zrobione),
• co jest zakończeniem projektu – kryterium sukcesu,
• ram czasowych,
• czy posiadamy odpowiednie umiejętności i zasoby,
• maksymalnych kosztów,
• minimalnej stopy zwrotu z realizacji projektu,
• innych korzyści z realizacji projektu,
• poziomu ryzyka związanego z projektem.

Następnie Konrad zaprezentował przykład tworzenia konkretnego budżetu. Po zapoznaniu się już z pogłębioną tematyką tworzenia budżetu projektu przeszliśmy do warsztatów (case study). Uczestnicy zostali podzieleni na cztery grupy i każda z grup otrzymała zadanie przygotowania budżetu dla konkretnego projektu. Po przygotowaniu zadania każda z grup prezentowała swój budżet i uczestniczyła w negocjacjach wyboru najlepszego budżetu projektu. Aktywność i pomysły grup przeszły wszelkie oczekiwania. Niestety ograniczony czas nie pozwolił na zaprezentowanie wszystkiego i ustalenie zwycięscy. Forma case study okazała się najbardziej aktywną, angażującą wszystkich uczestników i emocjonalną formą spotkania. Dzięki warsztatowi wszyscy mogli w praktyce poznać i przećwiczyć zagadnienia będące przedmiotem spotkania.

Po burzliwym uczestnictwie w case study Mirek Wojtaszko przedstawił prezentację budżetu projektu na przykładzie przedsiębiorstwa budowlano- montażowego. Zaprezentował schemat budżetowania konkretnych projektów, jakie są przeprowadzane w jego firmie. Przedstawił etapy budżetowania, ustalone w przedsiębiorstwie. Omówił również proces kontroli budżetu. W trakcie prezentacji doszło do wielu ciekawych dyskusji, polemik oraz wymiany poglądów.

Na XI spotkanie KPC Lublin zaproszono przedstawiciela firmy Simple S.A.. Był nim Michał Siedlecki Wiceprezes Zarządu firmy, który zaprezentował zarządzanie i rozliczanie budżetu projektów w systemie ERP.Na zakończenie uczestnicy podsumowali spotkanie wyrażając bardzo pozytywne opinie na temat poziomu zarówno przedstawionych prezentacji, jak i warsztatów.Po podsumowaniu spotkania ustalono, że następne spotkanie odbędzie się jesienią w Lublinie, prowadzącym będzie osoba z zewnątrz KPC. Temat i konkretny termin następnego spotkania podamy wkrótce.